How to Improve Communication Across Your Organization?(अपने संगठन में संचार में सुधार कैसे करें?)
जबकि आपका संगठन दुनिया के साथ कैसे संचार करता है, वैसे ही आपकी आंतरिक संचार रणनीति भी मायने रखती है! बेहतर होगा कि आप आंतरिक संचार के मूल्य को कम न करें। इसके विपरीत, यह आपकी टीम के सदस्यों के बीच संबंध बनाने और पोषित करने में आपकी मदद करता है। यह तब आपके कर्मचारियों की बढ़ी हुई उत्पादकता में परिलक्षित होता है। इस प्रकार, आपको अपनी आंतरिक संचार रणनीति को समान महत्व के साथ पूर्ण करने पर काम करना चाहिए।
अपनी वर्तमान आंतरिक संचार रणनीति पर काम करें(Work on your current internal communication strategy)
डायनामिक सिग्नल की वार्षिक स्टेट ऑफ़ एम्प्लॉई कम्युनिकेशन एंगेजमेंट रिपोर्ट से पता चला है कि लगभग 75% कर्मचारी महत्वपूर्ण जानकारी खोजने में महत्वपूर्ण समय बर्बाद करते हैं। इसकी तुलना में, 50% अपने वर्तमान संचार साधनों के कारण अतिरिक्त तनाव महसूस करते हैं।
उपरोक्त दो आँकड़े खराब संचार रणनीति की ओर इशारा करते हैं। सुनिश्चित करें कि आपके पास एक मजबूत संचार रणनीति है जो आपके व्यावसायिक लक्ष्यों के साथ संरेखित होती है।
आपकी संचार रणनीति को निम्नलिखित को पूरा करना चाहिए:
अपने कर्मचारियों के बीच लगातार संचार सुनिश्चित करने के लिए एक सटीक योजना बनाएं और मूल्यांकन करें कि क्या आप इसके माध्यम से अपने व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त कर सकते हैं।
स्पष्ट रूप से परिभाषित करें कि आप किन आंतरिक संचार विधियों को लागू करेंगे और आप कैसे जांचेंगे कि वे प्रभावी हैं या नहीं।
लाभों को अधिकतम करने वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने के बारे में अपनी आंतरिक संचार टीम के साथ संवाद करें।
मात्रात्मक (ईमेल ट्रैकिंग टूल, पोल, सोशल मीडिया आँकड़े, और इंटरनेट एनालिटिक्स टूल, आदि) और गुणात्मक (समूह चर्चा, चर्चा मंच, कर्मचारियों से प्रतिक्रिया, प्रबंधन से प्रतिक्रिया, और सर्वेक्षण) परिणाम इकट्ठा करें। अपने कर्मचारियों की व्यस्तता का प्रभावी ढंग से मूल्यांकन करने के लिए इन माप विधियों का उपयोग करें।
अपनी अधिकांश मीटिंग रणनीतियां बनाएं(Make most of your meeting strategies)
यह पाया गया है कि लगभग 37% बैठकें कोई मूल्य नहीं देती हैं और प्रतिकूल हैं। इस प्रकार, अपनी बैठकों को सार्थक बनाने की दिशा में प्रयास करें। कैसे? सार्थक बैठक रणनीति तैयार करने के लिए निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करें-
· एक बात स्पष्ट करें कि आप नियमित जानकारी साझा करने के लिए बैठकें नहीं करेंगे। यह कर्मचारियों के समय और कंपनी के संसाधनों को बर्बाद करेगा। इस प्रकार, नियमित जानकारी साझा करने के लिए ईमेल, मेमो, स्लैक या किसी अन्य आंतरिक संचार उपकरण का उपयोग करें।
अपनी बैठकों को लक्ष्य-उन्मुख बनाएं। यदि ऐसा कोई विशेष लक्ष्य नहीं है, तो आप बैठक को सुरक्षित रूप से रद्द कर सकते हैं।
प्रत्येक बैठक में उपस्थित लोगों की संख्या को सीमित करें, केवल उन टीम के सदस्यों को सीधे चर्चा में योगदान करने की अनुमति दें।
बैठकों के लिए पहले से समय सीमा निर्धारित करें। निर्धारित समय को अनुकूलित करने का प्रयास करें।
बैठक शुरू होने से पहले उपस्थित लोगों को आवश्यक डेटा या सामग्री प्रदान करें। बैठक में भाग लेने से पहले उन्हें दिए गए डेटा/सामग्रियों की समीक्षा करने के लिए कहें।
एक स्पष्ट योजना के साथ एक बैठक समाप्त करें। जब तक इसकी आवश्यकता न हो, अनुवर्ती मीटिंग शेड्यूल करने से बचें और बाद में किसी अन्य विधि के माध्यम से आवश्यक जानकारी साझा करें।
ONPASSIVE के वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर ओ-कनेक्ट का विकल्प चुनें। यह रीयल-टाइम सहयोग की सुविधा देता है और ऑनलाइन मीटिंग को और अधिक प्रभावी बनाने में मदद करता है।
आंतरिक सामग्री निर्माण की संस्कृति बनाएं(Create a culture of internal content making)
जबकि 'कंटेंट मार्केटिंग' आपकी कंपनी की प्रतिष्ठा को बढ़ाने में आपकी मदद करती है, यह आंतरिक सामग्री बनाने के लिए भी काम कर सकती है।
कर्मचारी समाचार पत्र प्रकाशित करना, नियमित ईमेल विस्फोट करना, या इंट्रानेट का उपयोग करना, ये सभी उपाय आंतरिक सामग्री विपणन में योगदान करते हैं। हालाँकि, इसमें और भी बहुत कुछ है।
सार्थक और मूल्यवान सामग्री की एक स्थिर धारा के निर्माण को सक्षम करके, आप अपनी टीम के बीच विश्वास को बढ़ावा दे सकते हैं। बदले में, यह आपके संगठन में संचार को बढ़ावा देगा।
सामग्री बनाने में अधिक कर्मचारियों को शामिल करने का प्रयास करें। यह आपको अधिक दृष्टिकोण और विचार प्राप्त करने में मदद करेगा।
अपनी मार्केटिंग टीम के लिए प्रशिक्षण वीडियो बनाने या सेल्सपर्सन के लिए सूचनात्मक पॉडकास्ट बनाने पर विचार करें। सुनिश्चित करें कि आप सभी टीम शामिल हैं।
सामग्री बनाने की संस्कृति बनाने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
अपनी टीम के साथ नियमित प्रश्नोत्तर सत्र आयोजित करें और ब्लॉग पोस्ट में उनकी अंतर्दृष्टि शामिल करें।
पॉडकास्ट साक्षात्कार रिकॉर्ड करें।
सोशल मीडिया पोस्ट के लिए वीडियो शूट करें।
यदि कोई लिखने का इच्छुक है, तो उन्हें संबंधित विषयों के साथ आने के लिए प्रोत्साहित करें।
अपने लाभ के लिए प्रौद्योगिकी का प्रयोग करें(Use technology to your advantage)
कर्मचारियों को शामिल करने और संचार में सुधार करने के लिए कई तकनीकी समाधानों का उपयोग करने पर विचार करें। उनमें से कुछ निम्नलिखित हैं:
· सीआरएम (ग्राहक संबंध प्रबंधन) सॉफ्टवेयर: यह सॉफ्टवेयर एक केंद्रीय मंच प्रदान करता है जहां कर्मचारी ग्राहक डेटा साझा और प्रबंधित कर सकते हैं। इसके अलावा, सीआरएम के साथ, कर्मचारी बिक्री, ग्राहक सहायता, विपणन और विक्रेता संबंधों जैसे विभिन्न कार्यों पर सहयोग कर सकते हैं।
डिजिटल कार्यस्थल नवाचार और सहभागिता को सक्षम करते हैं। यह टीम के सदस्यों को प्रभावी ढंग से सामग्री बनाने और साझा करने में मदद करता है।
बेसकैंप और स्लैक जैसे ऑनलाइन सहयोग सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म कर्मचारियों को कार्यों, परियोजनाओं और समग्र वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने में मदद करते हैं।
टीम-निर्माण गतिविधियों की व्यवस्था करें(Arrange team-building activities)
टीम-निर्माण गतिविधियाँ टीम के सदस्यों के बीच अवरोधों या बाधाओं को तोड़ने में मदद करती हैं। इसके अलावा, इस तरह के अभ्यास कर्मचारियों को अपने सहयोगियों के साथ घुलने-मिलने और बातचीत करने का मौका देते हैं।
यह बेहतर संचार समस्याओं को हल करने के लिए रचनात्मकता और नवीनता प्रदान करता है। इसके अलावा, यह टीम वर्क की भावना को बढ़ाता है।
सारांश(Summary)
कार्यस्थलों पर प्रभावी संचार एक महत्वपूर्ण पहलू है। कई स्तरों वाला एक बड़ा संगठन एक प्रभावी आंतरिक संचार रणनीति प्रदान करने वाली चुनौतियों का सामना कर सकता है। हालाँकि, यदि आप ब्लॉग में चर्चा किए गए चरणों का पालन करके एक व्यवहार्य संचार रणनीति बनाने में निवेश करते हैं, तो आप एक खुशहाल और स्वस्थ कार्य संस्कृति का निर्माण कर सकते हैं।
Source: onpassive.com
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