Steps To Conduct Remote Virtual Meetings More Effectively(दूरस्थ वर्चुअल मीटिंग को अधिक प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए कदम)

 Steps To Conduct Remote Virtual Meetings More Effectively(दूरस्थ वर्चुअल मीटिंग को अधिक प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए कदम)

वर्चुअल मीटिंग इंटरनेट की मदद से ऑनलाइन ऑडियो और वीडियो तत्वों की एक बैठक है।  व्यावसायिक संगठन महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने के लिए टीम के सहयोग के लिए आभासी बैठकें आयोजित करते हैं और उनके स्थान की परवाह किए बिना वास्तविक समय में एक-दूसरे के साथ संवाद करते हैं, जिससे लचीलेपन की अनुमति मिलती है।

जैसा कि महामारी शुरू होने के बाद से दूरस्थ कार्य आम हो गया है, अधिकांश व्यवसाय महत्वपूर्ण व्यावसायिक मामलों को साझा करने और संवाद करने के लिए आभासी बैठकों या ऑनलाइन बोर्ड की बैठकों का संचालन करते हैं।

वर्चुअल मीटिंग व्यवसायों के लिए नया सामान्य हो गया है, कुछ कंपनियां अधिक प्रभावी वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने और सफलतापूर्वक ऑनलाइन सहयोग करने के लिए आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस जैसी परिष्कृत तकनीकों का लाभ उठा रही हैं।

ONPASSIVE O-Connect एक AI- सक्षम वीडियोकांफ्रेंसिंग प्लेटफॉर्म है और व्यवसायों को सहज कनेक्टिविटी के साथ आकर्षक वर्चुअल मीटिंग करने में सक्षम बनाता है।  यह प्लेटफॉर्म ऑटो लैंग्वेज ट्रांजिशन, स्पीच को टेक्स्ट में बदलने, इवेंट शेड्यूलिंग और आकर्षक चैट इमोजी जैसी कई विशेषताओं से भरा हुआ है।

ONPASSIVE O-Connect यूजर्स को डुअल-स्क्रीनिंग शेयरिंग की अनुमति देते हुए रीयल-टाइम सहयोग की सुविधा देता है और उपयोगकर्ताओं को उनकी गतिविधियों को ट्रैक करने में सक्षम बनाने के लिए एक विस्तृत डैशबोर्ड के साथ आता है।  व्यवसायों के लिए प्रभावी आभासी सहयोग के लिए यह एक उत्कृष्ट उपकरण है।

शक्तिशाली तकनीकों के अलावा, कंपनियों को सही वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल चुनने और प्रभावी वर्चुअल मीटिंग करने की दिशा में अपने प्रयासों में सफल होने के लिए अच्छी प्रथाओं का पालन करना सुनिश्चित करने की भी आवश्यकता है।

प्रभावी आभासी बैठकें आयोजित करने के लिए कदम(Steps To Conduct Effective Virtual Meetings)

वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने से पहले व्यवसायों को निम्नलिखित कुछ चरणों का पालन करना चाहिए:

स्पष्ट उद्देश्य रखें(Have Clear Objectives)

किसी भी बैठक को आयोजित करने से पहले पहला कदम स्पष्ट उद्देश्यों का होना है।  बैठक में उपस्थित लोगों को बैठक के उद्देश्य को समझने दें, जो प्रभावी सहयोग से पूरी बैठक को अधिक उत्पादक बनाता है।

हालाँकि, वर्चुअल मीटिंग सभी उपस्थित लोगों को पूरे मीटिंग में व्यस्त रखने के लिए छोटी होनी चाहिए।

एक लचीला एजेंडा स्थापित करें(Establish A Flexible Agenda)

एक प्रभावी आभासी बैठक आयोजित करने के लिए, आयोजकों को बैठक के दायरे का स्पष्ट विचार होना चाहिए और इसके आयोजन से क्या हासिल किया जा सकता है।  नेतृत्व या प्रबंधकों को बैठक के लिए एक एजेंडा बनाने की आवश्यकता होती है ताकि इसमें टीम के साथ चर्चा करने और साझा करने के लिए आवश्यक सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं को शामिल किया जा सके।

योजना बैठक की बातचीत के लिए एक रोड मैप के रूप में काम करती है और यह सुनिश्चित करती है कि उपस्थित लोगों को साइड-ट्रैक नहीं किया जाता है और उद्देश्यों को पूरा किया जाता है।

उपस्थित लोगों के लिए भूमिकाएं और जिम्मेदारियां सौंपें(Assign Roles And Responsibilities For Attendees)

प्रभावी आभासी बैठकें आयोजित करने और सभी उपस्थित लोगों को शामिल करने के लिए अगला कदम बैठक में भाग लेने वाले प्रत्येक सदस्य को जिम्मेदारियां सौंपना है।  हालांकि, बैठक शुरू होने से पहले ही कर्मचारियों को अपनी भूमिका के बारे में पता होना चाहिए।

हालांकि आभासी बैठकें चुनौतीपूर्ण हो सकती हैं, कभी-कभी, संगठनों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रत्येक प्रतिभागी के लिए पर्याप्त गुंजाइश प्रदान करके ऑनलाइन सहयोग सहभागी हो।

बैठकों को छोटा और प्रभावी रखें(Keep The Meetings Short And Effective)

वर्चुअल मीटिंग अधिक कुशल और प्रभावी होने के लिए, अवधि कम होनी चाहिए।  बैठक जितनी छोटी होगी, कर्मचारियों के लिए उतनी ही प्रभावी होगी और संदेश को अधिक स्पष्ट रूप से संप्रेषित करेगी।

आयोजकों को प्रत्येक ऑनलाइन बैठक को सीमित करने और प्रत्येक व्यक्ति को इसे अधिक सहयोगी बनाने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए एक गुंजाइश प्रदान करने की आवश्यकता है।

अपनी बैठकों को कार्रवाई में बदलें(Turn Your Meetings Into Action)

वर्चुअल मीटिंग हो जाने के बाद, आयोजकों को यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि सभी उपस्थित लोग अपनी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को नोट करें और मीटिंग के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से समझें।

हालांकि, सुनिश्चित करें कि आपकी मीटिंग यथासंभव इंटरैक्टिव है और प्रत्येक प्रतिभागी से मीटिंग की प्रभावशीलता पर रीयल-टाइम फीडबैक के लिए कहें और अपनी वर्चुअल मीटिंग में सफल होने के लिए और अधिक आकर्षक गतिविधियों को शामिल करने का प्रयास करें।

उपर्युक्त चरणों का पालन करके, आयोजक अधिक उत्पादक आभासी बैठकें कर सकते हैं और टीम के साथ प्रभावी ऑनलाइन सहयोग कर सकते हैं, विशेष रूप से दूरस्थ कार्य के दौरान।

निष्कर्ष(Conclusion)

एक प्रभावी वर्चुअल मीटिंग आयोजित करने के लिए संगठनों को सही प्रथाओं और विभिन्न उपकरणों का पालन करने की आवश्यकता है।  इसलिए व्यवसायों को अपनी ऑनलाइन मीटिंग को अधिक सहयोगी और सफल बनाने और प्रत्येक सहभागी की भागीदारी स्तर को अधिकतम करने के लिए सही रणनीतियों का पालन करने की आवश्यकता है।

जब सही तकनीकों के साथ संचालित किया जाता है, तो प्रभावी आभासी सहयोग कंपनी की समग्र उत्पादकता को अधिकतम करता है, विशेष रूप से वर्तमान दूरस्थ कार्य स्थितियों के दौरान।

Source: onpassive.com